Conservation de documents: ne détruisez pas tout après 6 ans!!
La croyance est assez répandue qu'après le fameux "sept ans", les entreprises peuvent détruire leurs documents... Erreur!
Bien qu'il soit vrai que plusieurs documents peuvent être détruits 6 ans après l'année à laquelle ils se rapportent (donc le 7 ans que tous ont en tête), il y a plusieurs documents qu'il faut conserver pratiquement indéfiniment.
Le Guide de l'ARC RC4409 rappelle que "Vous devez conserver indéfiniment les registres et les pièces justificatives qui se rapportent à l'acquisition ou à la disposition à long terme d'un bien, à l'enregistrement des actions ainsi qu'aux autres renseignements historiques qui pourraient avoir un impact lors de la vente ou de la liquidation de l'entreprise."
Par exemple, vous engagez des dépenses de rénovation de l'immeuble de votre entreprise et ces dépenses sont capitalisées : vous devez conserver ces pièces justificatives indéfiniment jusqu'à la vente de l'immeuble en question, car le montant de ces dépenses aura un impact sur le gain en capital à être imposé.
Autre exemple, vous prêtez des sommes à votre entreprise, et vous ne vous remboursez pas pour de nombreuses années. Dix ans plus tard, vous vous remboursez : vous devez être en mesure de prouver comment vous avez fait ces avances dix ans plus tôt.
Enfin, bien que vous pouvez détruire certaines pièces justificatives après environ 7 ans, n'oubliez pas que le fisc peut émettre des cotisations plusieurs années plus tard si le fisc allègue qu'il y a "fausse représentation" de votre part. Vous aurez alors à vous défendre, même si le délai de conservation des documents est échu.
La morale de cette histoire? Conservez vos documents!
La croyance est assez répandue qu'après le fameux "sept ans", les entreprises peuvent détruire leurs documents... Erreur!
Bien qu'il soit vrai que plusieurs documents peuvent être détruits 6 ans après l'année à laquelle ils se rapportent (donc le 7 ans que tous ont en tête), il y a plusieurs documents qu'il faut conserver pratiquement indéfiniment.
Le Guide de l'ARC RC4409 rappelle que "Vous devez conserver indéfiniment les registres et les pièces justificatives qui se rapportent à l'acquisition ou à la disposition à long terme d'un bien, à l'enregistrement des actions ainsi qu'aux autres renseignements historiques qui pourraient avoir un impact lors de la vente ou de la liquidation de l'entreprise."
Par exemple, vous engagez des dépenses de rénovation de l'immeuble de votre entreprise et ces dépenses sont capitalisées : vous devez conserver ces pièces justificatives indéfiniment jusqu'à la vente de l'immeuble en question, car le montant de ces dépenses aura un impact sur le gain en capital à être imposé.
Autre exemple, vous prêtez des sommes à votre entreprise, et vous ne vous remboursez pas pour de nombreuses années. Dix ans plus tard, vous vous remboursez : vous devez être en mesure de prouver comment vous avez fait ces avances dix ans plus tôt.
Enfin, bien que vous pouvez détruire certaines pièces justificatives après environ 7 ans, n'oubliez pas que le fisc peut émettre des cotisations plusieurs années plus tard si le fisc allègue qu'il y a "fausse représentation" de votre part. Vous aurez alors à vous défendre, même si le délai de conservation des documents est échu.
La morale de cette histoire? Conservez vos documents!
Flux RSS